Hausübergabe: Welche Unterlagen fehlen dir noch?

Stand: 10.2026

Mit der Abnahme endet die Bauzeit, aber nicht die Arbeit mit dem Haus. In ein paar Jahren braucht die Heizung eine Wartung, eine Fliese springt, eine Steckdose soll dazu. Dann suchst du Anleitungen, Pläne und Ansprechpartner. Wer sie bei der Übergabe vollständig einsammelt, erspart sich später lange Suche und manchen Umweg über Firmen, die es vielleicht nicht mehr gibt.

Was zur Übergabe gehört

Welche Unterlagen dir die Firma schuldet, steht in deinem Vertrag und in der Baubeschreibung. Die folgende Liste ist deshalb kein Anspruchskatalog, sondern eine Prüfliste: Was davon hast du, was fehlt, und was wurde vereinbart?

Haustechnik

• Bedienungs- und Wartungsanleitungen für Heizung, Lüftung, Warmwasser, Photovoltaik, Speicher, Rollläden und Tore
• Inbetriebnahme- und Einstellprotokolle der Anlagen
• Prüfprotokoll der Elektroinstallation
• Protokolle von Druckproben, Funktionsheizen und gegebenenfalls Belegreifheizen

Pläne und Nachweise

• Pläne im tatsächlich gebauten Stand, nicht nur im geplanten
• Lage von Leitungen, Anschlüssen und Schächten, soweit vorhanden
• Energieausweis: Bei einem Neubau muss der Eigentümer nach § 80 des Gebäudemodernisierungsgesetzes sicherstellen, dass er nach Fertigstellung unverzüglich ausgestellt wird
• Baugenehmigung und Nachweise, die das Bauamt verlangt hat

Ausstattung

• Bemusterungsprotokoll mit Hersteller, Typ, Farbe und Menge
• Restmaterial: Fliesen, Bodenbelag, Farbe, beschriftet mit Raum und Charge

Übergabe selbst

• Schlüssel, gezählt und quittiert, samt Sicherungskarte, falls vorhanden
• Zählerstände für Strom, Wasser und gegebenenfalls Gas, mit Foto
• Ansprechpartner je Gewerk mit Anschrift
• Liste der offenen Restarbeiten mit Frist, wie im Abnahmeprotokoll festgehalten

Fehlende Unterlagen finden

Geh die Liste durch und markiere jede Zeile als vorhanden, fehlt oder nicht vereinbart. Für alles, was fehlt, schreibst du die zuständige Firma an, schriftlich und mit Frist. Hilfreich ist, gleich zu sagen, wofür du die Unterlage brauchst: „Wartungsanleitung der Wärmepumpe, für den ersten Wartungstermin“.

Achte auf Stände: Pläne, die während des Baus geändert wurden, gibt es oft in mehreren Fassungen. Ersetze nichts stillschweigend, sondern leg den neuesten Stand mit Datum dazu. So bleibt nachvollziehbar, was wann galt.

Die Hausakte ordnen

Sortiere nach dem, wonach du später suchst: nach Anlage (Heizung, Elektro, Lüftung) und nach Raum (Bad, Küche, Kinderzimmer). Zu jeder Anlage gehören Anleitung, Protokoll, Ansprechpartner und der nächste Wartungstermin. Zu jedem Raum gehören Fotos vor dem Verschließen, verbaute Materialien und die Türmaße.

Die Fotos aus der Bauzeit sind dabei ein Schatz: Sie zeigen, wo ungefähr Leitungen und Heizrohre liegen. Wie du sie so ablegst, dass du sie wiederfindest, steht unter Fotos, bevor es verschwindet.

Nach der Übergabe

• Gewährleistung im Blick behalten. Für Bauwerke gilt nach § 634a BGB eine Verjährung von fünf Jahren ab Abnahme, bei wirksam vereinbarter VOB/B vier Jahre. Notiere das Ende je Firma, damit dir kein Anspruch aus Versehen verjährt. Wie du Mängel meldest, steht unter Baumängel.
• Wartung planen. Viele Anlagen verlangen regelmäßige Wartung, und im Streitfall zählt das Wartungsheft.
• Restpunkte nachhalten. Was bei der Abnahme offen war, bekommt eine Frist und wird nach Erledigung geprüft, nicht nur abgehakt.
• Schlussrechnung prüfen. Sie gehört zu den Unterlagen, die du mit dem Vertrag und den Nachträgen abgleichst, bevor du zahlst; wie die Bank die letzte Rate auszahlt, klärst du mit deiner Finanzierung.

In der App

In BauZeuge legst du Anleitungen, Protokolle und Pläne in den Dokumenten ab, jeweils mit Zuordnung zu einer Firma oder Position. Je Raum hältst du im Materialpass Produkt, Farbton und Charge fest und in der Türliste Maß, Anschlag und Wandstärke. Die Vorlage „Wartung und Pflege“ legt wiederkehrende Termine an, die sich nach dem Abhaken von selbst wieder melden, und bei jeder Firma steht, wann ihre Gewährleistung endet.

Häufige Fragen

Muss mir die Firma Bestandspläne übergeben? Das hängt vom Vertrag und der Baubeschreibung ab. Steht dort nichts, frag nach, was vorhanden ist. Pläne im gebauten Stand sind später für jeden Umbau wertvoll.

Was mache ich, wenn eine Firma nicht mehr erreichbar ist? Dann helfen Typenschilder und Seriennummern an den Geräten: Anleitungen gibt es meist beim Hersteller. Fotografiere die Schilder bei der Übergabe, dann musst du später nicht auf den Dachboden.

Wie lange soll ich die Unterlagen aufbewahren? Mindestens bis zum Ende aller Gewährleistungsfristen, viele davon sinnvollerweise so lange, wie das Haus steht. Rechnungen und Nachweise können zusätzlich für Steuer und Verkauf wichtig sein.

BauZeuge-Redaktion. Sorgfältig recherchiert, alle Angaben ohne Gewähr.