Dokumente: die Bauakte, die man später wiederfindet
Ein Bauvorhaben erzeugt zweihundert Blatt Papier und vierzig PDFs. Entscheidend ist nicht, wo sie liegen, sondern woran sie hängen.
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Warum Ordner allein nicht helfen
- Dateinamen lügen. „Angebot_final_2.pdf" sagt in zwei Jahren nichts darüber, von wem es war und wofür.
- Verteilt auf drei Orte. Etwas im Mailpostfach, etwas in der Cloud, etwas als Foto auf dem Telefon.
- Gebraucht wird es unter Druck. Die Genehmigung sucht man nicht in Ruhe, sondern wenn das Bauamt anruft.
Nach Art sortiert, nicht nach Dateiname
Wer nach „Bauvertrag" sucht, sucht nicht nach einem Dateinamen, sondern nach einer Art von Papier. Deshalb sortiert die Ablage nach Art und nicht nach Buchstaben.
Der Titel ist deiner: „Bauvertrag Meier Bau, unterschrieben 14.03." ist in zwei Jahren mehr wert als „Vertrag_v3_final.pdf".
- Vertrag, Angebot, Rechnung, Plan, Protokoll, Genehmigung
- Gruppiert statt als eine lange Liste
- Titel in deinen Worten, nicht der des Absenders
Dokumente
23 abgelegt
Genehmigungen
BaugenehmigungStadt Kaiserslautern · 08.01.2026PDF
Entwässerungsantraggenehmigt 22.01.2026PDF
Verträge
Bauvertrag Meier Bauunterschrieben 14.03.2026PDF
Nachtrag 1: Kellerfenster02.05.2026Foto
Gefunden wird über das, woran es hängt
Der schnellste Weg zu einem Dokument führt selten über die Ablage. Er führt über das, worum es gerade geht: die Firma am Telefon, die Position in der Kostenaufstellung, der Mangel, über den gestritten wird.
Deshalb bekommt jedes Dokument eine Zuordnung. Es liegt dann an beiden Stellen — in der Ablage und dort, wo du es suchst.
- Zuordnung zu Firma, Position oder Mangel
- Auf der Firmenseite stehen ihre Dokumente
- Vom Mangel aus: das Protokoll, das dazugehört
Dokument ablegen
FirmaMeier Bau GmbH
PositionInnenausbau
DateiFoto, 2 Seiten
Steht danach auch auf der Seite der Firma und bei der Position.
Was du am Ende in der Hand hast
Eine Bauakte, aus der man nichts herausbekommt, ist ein Datengrab. Jeder Bereich der App gibt seinen Stand als Datei aus — nicht als Rohdaten, sondern als lesbares Dokument mit Kopf, Datum und Projektname.
Dazu kommt die vollständige Sicherung des Projekts über die Einstellungen. Was du anlegst, bleibt dir.
- Kostenaufstellung als PDF, Excel und CSV
- Mängelliste und Mängelrüge als PDF
- Bautagebuch, Anschlussplan, Tilgungsplan als PDF
Sicherung und Export
KostenaufstellungPDF Excel CSV
Mängelliste und MängelrügePDF
Bautagebuch mit StundenPDF CSV
Anschlussplan, alle GeschossePDF
Ganzes Projekt sichernDatei
Ein Dokument, das du bei der Bank einreichen musst, ist die Kostenaufstellung — die Grundlage jeder Baufinanzierung.
Was noch dazugehört
- Zuordnung zu Firma, Position oder Mangel
- Art je Dokument: Vertrag, Angebot, Rechnung, Plan, Protokoll, Genehmigung
- Fotos und Dateien, direkt aus der Kamera oder vom Gerät
- Nach Art gruppiert, nicht als eine lange Liste
- Alles bleibt auf dem Gerät, solange du kein Konto hast
- Mit Konto gehen die Dateien beim Abgleich mit hoch
In drei Schritten
- AblegenFoto oder Datei, Titel, Art. Zwei Felder, kein Formular.
- ZuordnenZu der Firma, der Position oder dem Mangel, um die es geht.
- WiederfindenÜber die Art, über die Firma oder von der Position aus.
Häufige Fragen
Welche Dateien kann ich ablegen?
Fotos direkt aus der Kamera und Dateien vom Gerät, zum Beispiel PDFs. Für Pläne genügt oft das Foto der Zeichnung; als PDF hochgeladene Grundrisse lassen sich im Anschlussplan allerdings nicht bemalen.
Wo liegen meine Dokumente?
Ohne Konto ausschließlich auf deinem Gerät, in der Datenbank des Browsers. Mit Konto gehen sie beim Abgleich zusätzlich auf den Server, damit App und Internetseite dasselbe zeigen und ein Gerätewechsel nur ein Anmelden ist.
Kann ich Dokumente wieder herausbekommen?
Ja. Über die Einstellungen lässt sich das ganze Projekt sichern, Listen gehen als CSV oder Excel heraus, und Auswertungen als PDF. Nichts bleibt eingesperrt.
Was gehört in die Bauakte?
Baugenehmigung, Bauvertrag mit Baubeschreibung, alle Nachträge, Bemusterungsprotokolle, Statik, Wärmeschutznachweis, Abnahmeprotokoll, Rechnungen und die Fotos vor dem Verputzen. Beim Verkauf in zwanzig Jahren fragt der Käufer genau danach.
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